SISTEM MANAJEMEN KEUANGAN KARANG TARUNA

PENGERTIAN

1.      Sistem Manajemen Keuangan Karang Taruna adalah tatanan penyelenggaraan dan pengelolaan administrasi organisasi Karang Taruna dalam bidang keuangan secara keseluruhan dan terpadu;

2.      Sumber‑sumber Keuangan Organisasi adalah segala sesuatu yang terkait dengan asal dan potensi diperolehnya keuangan organisasi yang diperuntukan untuk pemberdayaan dan pengembangan program Kerja organisasi dan bagi upaya menggerakkan roda organisasi;

3.      luran organisasi adalah kewajiban setiap Anggota Aktif termasuk dan terutama Pengurus Karang Taruna untuk memberikan dukungan pembiayaan organisasi secara rutin baik bulanan maupun tahunan dengan besar yang sama untuk setiap orangnya.

4.      Pengelolaan Keuangan Organisasi Karang Taruna berarti setiap penyelenggaraan kegiatan administrasi keuangan yang timbul akibat adanya transaksi penerimaan/pendapatan keuangan dan perbelanjaannya agar dapat menjadi bahan pemeriksaan yang akurat dan dapat dipertanggungjawaban secara accountable.

5.      Laporan Keuangan Organisasi adalah setiap langkah pertanggungjawaban administratif terhadap penggunaan Keuangan Organisasi dan informasi terhadap keadaan Keuangan Organisasi;

6.      Pemeriksaan Keuangan Organisasi adalah setiap kegiatan untuk menguji kebenaran dalam pengelolaan Keuangan Organisasi termasuk penerimaan dan pengeluaran/penggunaannya yang sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan (standar).

SUMBERDAYA KEUANGAN ORGANISASI

ü  Sumberdaya Internal, yang terdiri dari

1.      luran Anggota Aktif,

2.      Keuntungan Usaha, baik usaha bentuk koperasi maupun usaha ekonomis produktif yang dikelola sendiri oleh pengurus/anggota Karang Taruna;

3.      Sumbangan Pengurus dan/atau anggota Aktif Karang Taruna baik yang bersifat terikat maupun tidak terikat;

ü  Sumberdaya Ekstemal, yang terdiri dari:

1.      Sumbangan donasi pihak luar baik yang bersifat terikat maupun tidak terikat;

2.      Keuntungan dari hasil kerjasama atau usaha dengan mitra yang terikat berdasarkan perjanjian Kerjasama usaha tertentu;

3.      Keuntungan sponsorship dari kegiatan tertentu yang bekerjasama dengan pihak sponsor tertentu, dengan besaran jumlah yang diatur sendiri;

ü  Subsidi dari Pihak Pemerintah berdasarkan pos anggaran tertentu baik untuk kegiatan kesejahteraan sosial, maupun untuk kegiatan kepemudaan umumnya.

PERENCANAAN KEUANGAN ORGANISASI KARANG TARUNA

1.      Pada dasarnya upaya penggalian sumberdaya keuangan organisasi Karang Taruna diselenggarakan dalam sebuah perencanaan bersama dengan pemegang otoritas keuangan Organisasi Karang Taruna yakni Ketua, Sekretaris, dan Bendahara;

2.      Perencanaan Keuangan Organisasi terproyeksi pada jumlah keseluruhan kebutuhan berdasarkan pos pembelanjaan utama/penting yang telah ditetapkan bersarannya dalam rangka menjalankan roda organisasi dan program‑program kerjanya;

3.      Perencanaan Keuangan Organisasi seperti dimaksud pada ayat 2 diatas diselenggarakan berdasarkan prinsip berimbang antara kekuatan yang dimiliki organisasi berikut potensi sumberdaya Keuangan yang mungkin dapat diserap, dengan jumlah kebutuhan keuangan yang diproyeksikan;

4.      Perkiraan Pemasukan Keuangan Organisasi harus diproyeksikan bersama dengan perkiraan anggaran belanja organisasi baik dalam masing‑masing satuan 1 (satu) tahun anggaran dalam satu periode kepengurusan Karang Taruna yang bersangkutan.

KEBIJAKAN UMUM PENGGALIAN SUMBERDAYA KEUANGAN ORGANISASI

Karang Taruna secara umum menetapkan kebijakan penggalian sumberdaya Keuangan Organisasi sebagai berikut:

ü  Kebijakan Internal berupa:

1.      Penarikan luran Anggota Aktif, termasuk didalamnya Pengurus;

2.      Penetapan Pengurus tertentu sebagai donatur tetap;

3.      Penetapan Jasa Organisasi (Institutional Fee) untuk setiap keuntungan usaha yang diperoleh dari Badan Usaha Milik Karang Taruna;

ü  Kebijakan Eksternal berupa:

1.      Penetapan Program Kerja bidang kesejahteraan sosial maupun lintas sektoral yang diproyeksikan mendapat alokasi pembiayaan dari pos anggaran instansi terkait;

2.      Penetapan program‑program unggulan yang dapat bekerjasama dengan instansi terkait maupun pihak swasta secara lebih proposional dan profesional dalam konsep donasi maupun sponsorship;

3.      Penetapan proyek‑proyek unggulan ekonomi yang dapat bekerjasama dengan pihak-pihak tertentu dalam suatu ikatan kerjasama usaha yang prospektif dan saling menguntungkan.

ü  Kebijakan Khusus berupa:

1.      Penggalangan Dana Abadi Karang Taruna, baik yang bersumber dari sumberdaya internal seperti luran Anggota Aktif maupun Sumberdaya eksternal seperti subsidi Pemerintah, Keuntungan usaha dan Institutional Fee;

2.      Penyertaan modal kerja bagi usaha‑usaha strategis terutama yang dikelola oleh Warga Karang Taruna dengan skema kerjasama yang menguntungkan;

3.      Akuisisi perusahaan atau usaha strategis tertentu terutama yang dikelola oleh Warga Karang Taruna yang prospektif dan menguntungkan.

IURAN ORGANISASI KARANG TARUNA

1.      luran Anggota Karang Taruna pada dasarnya adalah bagi Anggota Aktif, termasuk didalamnya Pengurus Karang Taruna;

2.      luran Anggota Aktif merupakan kontribusi tetap bagi organisasi Karang Taruna di tingkat Kelurahan termasuk pengurusnya, karena pembinaan keanggotaan aktif berbasis di tingkat Kelurahan, dan dikelola oleh Wakil Bendahara Pengurus Kelurahan Karang Taruna masing‑masing;

3.      luran Anggota Aktif bagi Pengurus Karang Taruna di tingkat Kecamatan hingga Kota dikelola oleh Bendahara/Wakil Bendahara Pengurus Karang Taruna masing‑masing yang ditunjuk untuk itu;

4.      Besamya luran Anggota Aktif ditetapkan sekurang‑kurangnya sebesar Rp. 2.000,‑ (Dua Ribu Rupiah) per orang setiap bulannya.

MEKANISME PENGELOLAAN IURAN

1.      Setiap penerimaan iuran dilakukan melalui Kartu luran yang telah disiapkan oleh Pengurus Karang Taruna yang bersangkutan dengan bentuk dan format Kartu luran yang sama diseluruh Indonesia (model Kartu terlampir);

2.      Pembayaran iuran dilakukan oleh yang bersangkutan atau dapat diwakili dengan bukti paraf yang dibubuhkan pada Kartu luran yang bersangkutan;

3.      Pada setiap kali pembayaran iuran, pejabat bendahara yang memiliki otoritas mengelola iuran juga membutuhkan parafnya di Kartu Iuran Pengurus/Anggota Aktif yang bersangkutan;

4.      Pada prinsipnya pembayaran iuran dilakukan sebulan sekali pada minggu pertama namun pembayaran dapat pula dilakukan dalam jangka selambat‑lambatnya 3 (tiga) bulan untuk 3 (tiga) kali pembayaran berturut‑turut;

5.      Pada prinsipnya penerimaan organisasi dari iuran Pengurus/Anggota Aktif diperuntukkan bagi pembelanjaan biaya rutin organisasi yang meliputi sekretariat, hubungan masyarakat, komunikasi dan transportasi;

6.      Apabila Penerimaan organisasi dari iuran diperuntukkan bukan untuk pembelanjaan seperti dimaksud ayat 5 pasal ini, maka harus mendapat persetujuan dari pemegang otoritas keuangan yakni Ketua, Sekretaris dan Bendahara.

PENERIMAAN BUKAN LURAN

ü  Pengurus/Anggota Aktif yang memberikan iuran melebihi jumiah yang telah ditentukan, maka kelebihan jumlah iuran tersebut diperlakukan sebagai sumbangan sukarela yang pencatatannya tetap dilakukan di Kartu luran yang bersangkutan;

ü  Penerimaan organisasi diluar iuran Anggota Aktif tetapi masih berasal dari Pengurus/Anggota Aktif selain diperlakukan sebagai sumbangan sukarela yang tidak mengikat juga dapat diperlakukan sebagai sumbangan sukarela yang bersifat mengikat dengan ketentuan:

1.      Pengurus/Anggota Aktif yang bersangkutan harus mengisi formulir kesediaan menjadi Donatur Tetap;

2.      Donasi yang diberikan dapat bersifat bulanan, 3 (tiga) bulanan, 6 (enam) bulanan, atau tahunan; 

3.      Pengelolaan Donasi dari donatur tetap harus dilakukan oleh Bendahara yang memiliki fungsi pengelolaan Akuntansi keuangan organisasi Karang Taruna;

4.      Pengelolaan Donasi dimaksud dilakukan dalam pembukuan/pencatatan khusus tentang penerimaan keuangan organisasi dari donasi, termasuk donasi eksternal;

5.      Pengurus/Anggota Aktif yang menjadi donatur tetap organisasi Karang Taruna berhak menerima laporan penggunaan keuangan setiap 3 (tiga) bulan sekali (bagi mereka yang memberikan donasi bulanan), dan laporan keuangan setiap 6 (enam) bulan sekali;

ü  Ketentuan‑ketentuan tersebut diatas juga berlaku bagi donatur tetap organisasi Karang Taruna diluar Pengurus/Anggota Aktif;

Penerimaan bukan iuran juga dapat diperoleh organisasi Karang Taruna dari:

ü  Jasa Organisasi (Institutional Fee) yang berasal dari keuntungan yang diperoleh dari Badan Usaha Milik Karang Taruna dengan ketentuan sebagai berikut :

1.      Besarnya Institutional Fee ditentukan minimal sebesar 10 % dari nilai keuntungan yang diperoleh;

2.      Institutional Fee adalah murni bagian untuk organisasi yang disisihkan diluar dari jasa perseorangan pengurus organisasi atau jasa yang ditimbulkan karena jabatan seseorang dalam organisasi;

3.      Institutional Fee yang diberikan harus diserahkan langsung kepada Bendahara Organisasi dengan sepengetahuan Ketua dan Sekretaris;

4.      Pada dasarnya Institutional Fee yang masuk ke kas organisasi pembelanjaannya diperuntukkan bagi modal Kerja organisasi terhadap kegiatan proyek tertentu;

ü  Jasa Organisasi (Institutional Fee) yang berasal dari keuntungan bagi hasil atas dasar kesepakatan Kerjasama dalam pengelolaan/pengerjaan proyek/program tertentu dengan pihak lain, dengan ketentuan yang pada dasamya sama dengan yang diatas;

ü  Jasa Organisasi (Institutional Fee) yang berasal dari keuntungan atas dasar kerjasama sponsorship kegiatan/program tertentu, dengan ketentuan yang pada dasanya sama dengan yang diatas.

PENGELOLAAN KEUANGAN ORGANISASI KARANG TARUNA

Prinsip‑prinsip Pengelolaan Keuangan Organisasi

ü  Pengelolaan Keuangan Organisasi diselenggarakan oleh seorang Bendahara organisasi yang bertindak selaku akuntan dan kasir organisasi;

ü  Pengelolaan Keuangan Organisasi Karang Taruna diselenggarakan dalam sebuah pembukuan yang sederhana dan standar yang terdiri dari:

1.      Buku Jurnal yang memuat pencatatan penerimaan dan pengeluaran Keuangan yang diselenggarakan secara harian;

2.      Neraca Keuangan yang memuat kondisi keuangan berimbang antara penerimaan dan pengeluaran Keuangan Organisasi dan dibuat setiap bulan sekali;

3.      Kas, yang memuat pencatatan tentang kondisi kas organisasi baik yang tunai ditangan (Petty Cash) maupun yang tersimpan dalam Tabungan dan/atau Deposito;

ü  Pada prinsipnya setiap peneriman (pemasukan) dan pengeluaran Keuangan Organisasi Karang Taruna adalah suatu transaksi yang harus dibuktikan dengan bukti penerimaan/pengeluaran dalam bentuk kuitansi;

ü  Kuitansi seperti dimaksud dalam ayat 3 pasal ini selain diketahui oleh pembuat transaksi juga harus diketahui oleh Bendaharawan organisasi dalam bentuk pembubuhan paraf dan stempel organisasi;

ü  Setiap transaksi peneriman dan pengeluaran Keuangan Organisasi harus dibukukan dalam buku jumal Keuangan Organisasi oleh Bendaharawan organisasi sesuai dengan tanggal dan tempat transaksi;

ü  Bendaharawan organisasi dapat memenuhi permintaan pengeluaran Keuangan Organisasi untuk kepertuan rutin organisasi maupun keperluan pelaksanaan program Kerja organisasi, setelah mendapat persetujuan dari Ketua sebagai pemegang otoritas keuangan organisasi tertinggi;

ü  Setiap permintaan pengeluaran Keuangan Organisasi Karang Taruna harus disertai persyaratan sebagai berikut:

1.      Proposal kegiatan yang bersangkutan, untuk permintaan pengeluaran Keuangan Organisasi bagi pelaksanaan program kegiatan tertentu;

2.      Uraian perkiraan anggaran yang dibutuhkan;

3.      Mengisi Formulir permintaan pengeluaran Keuangan Organisasi (Cash Advance).

KEBIJAKAN UMUM PENGELOLAAN KEUANGAN ORGANISASI

1.      Pengelolaan Keuangan Organisasi diselenggarakan secara terpusat oteh seorang Bendahara yang ditunjuk untuk itu;

2.      Untuk kelancaran penyelenggaraan roda organisasi, ditetapkan sistem Petty Cash yang secara tetap setiap bulannya berjumlah sama dan dikelola (dipegang) Bendahara organisasi yang ditunjuk sebagai kasir;

3.      Besarnya Petty Cash ditentukan berdasarkan kebijakan Pengurus Harian Karang Taruna yang bersangkutan dengan pertimbangan kemampuan dan kapasitas pekerjaan dan kebutuhan sekretariat Pengurus Karang Taruna yang bersangkutan;

4.      Dalam keadaan tertentu dan jika memungkinkan, Pengurus Karang Taruna dapat merekrut seorang profesional sebagai akuntan dan kasir organisasi yang mengelola keuangan organisasi dengan kompensasi yang memadai.

PENGELOLAAN DANA ABADI KARANG TARUNA

1.      Dana Abadi Karang Taruna pada dasarnya disimpan dalam bentuk Deposito atau sekurang-kurangnya Tabungan yang representatif dan kondusif;

2.      Karang Taruna di setiap tingkatan dimungkinkan memiliki dana abadi yang besarnya sesuai dengan kemampuan dan potensi sumberdaya yang dimilikinya;

3.      Dana Abadi Karang Taruna dikelola dengan kewenangan pemegang otoritas Keuangan Organisasi;

4.      Penggunaan Dana Abadi Karang Taruna pada prinsipnya untuk kepentingan operasional rutin organisasi dan program‑program kegiatan tertentu yang bersifat mendesak, karena itu sedapat mungkin penggunaannya bersifat efektif dan efisien.

LAPORAN DAN PEMERIKSAAN KEUANGAN ORGANISASI

SISTEM LAPORAN KEUANGAN ORGANISASI
Laporan Keuangan Organisasi berdasarkan ketentuan dalam Persyaratan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK), terdiri dari:

1.      Neraca, adalah penggambaran posisi keuangan yang berupa aktiva, kewajiban dan ekuitas keuangan organisasi pada setiap bulannya;

2.      Laporan Rugi Laba, disajikan sedemikian rupa sehingga dapat menonjolkan berbagai unsur kinerja keuangan organisasi yang diperlukan agar dapat disajikan secara wajar;

3.      Laporan Arus Kas, menggambarkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan kas dan setara kas, dan kebutuhan organisasi dalam memfaatkan dana tersebut, yang diklasifikasikan sebagai aktivitas donasi, investasi, dan pendanaan.

Catatan atas laporan keuangan harus disajikan secara sistematis dan merupakan kunci untuk memahami secara mendalam sehingga harus mengungkapkan informasi mengenai dasar penyusunan laporan keuangan, informasi yang diwajibkan dalam PSAK dan informasi tambahan.

LAPORAN ATAS PENGELUARAN KEUANGAN ORGANISASI
Pengeluaran Keuangan Organisasi yang disetujui harus dilaporkan kepada Bendaharawan organisasi oleh yang mengajukan permintaan pengeluaran keuangan organisasi dengan ketentuan sebagai berikut:

1.      Pengeluaran Keuangan Organisasi untuk keperluan rutin langsung dilaporkan kepada Bendaharawan Organisasi dalam jangka waktu selambat‑lambatnya 1 (satu) minggu setelah penggunaan;

2.      Pengeluaran Keuangan Organisasi untuk keperluan pelaksanaan program kegiatan (kepanitiaan tertentu) laporan dikelola secara intemal oleh Bendaharawan Panitia/Tim kerja yang bersangkutan dengan jangka waktu selambat‑lambatnya 1 (satu) minggu setelah penggunaan, kemudian panitia melalui bendaharanya akan melaporkan kepada Bendaharawan Organisasi bersamaan dengan laporan akhir Panitia/Tim Kerja tertentu dalam waktu selambat‑lambatnya 1 (satu) bulan setelah pelaksanaan program kegiatan yang bersangkutan;

3.      Laporan penggunaan Keuangan Organisasi harus berisikan uraian penggunaan, tanggal transaksi, dan bukti kuitansi.

Laporan terhadap pengelolaan iuran organisasi harus disampaikan oleh bendahara pengelola iuran organisasi yang ditunjuk dihadapan forum Rapat Pengurus Pleno yang waktunya disesuaikan menurut ketentuan pelaksanaan RPP di Kepengurusan Karang Taruna masing-masing tingkatan.

KUALITAS KEUANGAN ORGANISASI

1.      Laporan Keuangan adalah produk dari manajemen organisasi dalam rangka mempertanggungjawabkan penggunaan sumberdaya dan sumberdana yang dipercayakan kepadanya;

2.      Laporan Keuangan yang disajikan harus memenuhi persyaratan umum dan kualitatif sebagaimana yang telah dinyatakan dalam Persyaratan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK), yakni;

ü  Dapat dipahami;

ü  Periode laporannya jelas;

ü  Dapat dibandingkan;

ü  Penyajiannya konsisten;

ü  Keandalannya dapat diuji;

ü  Relevan;

ü  Saling Hapus (Off Setting);

ü  Materialitas dan Agregasi;

ü  Tepat Waktu.

PEMERIKSAAN KEUANGAN ORGANISASI

ü  Pemeriksaan Keuangan Organisasi dilakukan dalam 2 (dua) kategori, yakni:

1.      Pemeriksaan Internal, yang dilakukan oleh Auditor Internal;

2.      Pemeriksaan oleh Akuntan Publik (AP);

ü  Pemeriksaan Internal yag selanjutnya disebut Audit Internal dilakukan oleh Bendaharawan Organisasi yang ditunjuk sebagai Auditor Internal Organisasi dengan ketentuan sebagai berikut :

1.      Jadwal Pemeriksaan ditentukan minimal 3 (tiga) bulan sekali;

2.      Pemeriksaan Keuangan Organisasi meliputi bagian‑bagian seperti yang tertuang dalam Sistem Laporan Keuangan Organisasi diatas;

3.      Jangka waktu Pemeriksaan Keuangan Organisasi oleh Auditor Internal ditentukan selama‑lamanya 1 (satu) minggu;

4.      Auditor Internal selanjutnya menyampaikan laporan hasil pemeriksaan keuangan organisasi kepada Pengurus Harian melalui Ketua, Sekretaris dan Bendahara Organisasi Karang Taruna yang bersangkutan, sebagai bahan evaluasi terhadap perencanaan keuangan organisasi berikutnya serta bahan audit keuangan organisasi tahunan oleh AP;

ü  Pemeriksaan Eksternal adalah pemeriksaan (audit) keuangan organisasi oleh AP, dengan ketentuan sebagai berikut:

1.      Audit dilakukan setiap 1 (satu) tahun sekali;

2.      Penunjukan AP dilakukan oleh Pengurus Harian setelah sebelumnya Bendahara Organisasi mengusulkan AP yang sesuai dengan Kualifikasi yang ditentukan oleh Pengurus Harian;

3.      AP yang diusulkan oleh Bendahara Organisasi adalah AP yang memenuhi persyaratan baik kesediaan dari segi waktu pekerjaan maupun biaya audit yang sesuai dengan kemampuan Pengurus Karang Taruna yang bersangkutan;

4.      Jangka waktu lamanya pekerjaan Audit keuangan organisasi oleh AP selama‑lamanya 1 (satu) bulan;

5.      Selanjutnya AP yang ditunjuk diberi Surat Perintah Kerja (SPK) dengan komitmen pembayaran jasa audit yang disepakati oleh kedua belah pihak;

6.      Setelah audit dilakukan, maka AP yang diperintahkan tersebut berkewajiban menyampaikan hasil auditnya kepada Pengurus Harian Karang Taruna yang bersangkutan;

7.      Hasil Audit oleh AP akan menjadi dokumen penting bagi Pengurus Karang Taruna yang bersangkutan dalam rangka mengembangkan kerjasama kemitraan dengan pihak lain dan dalam rangka pengajuan program tertentu kepada lembaga donor;

ü  Audit Keuangan Organisasi Karang Taruna oleh Akuntan Publik hanya diwajibkan bagi;

1.      Pengurus Karang Taruna Kota;

2.      Unit Teknis dan/atau Unit Usaha/Badan Usaha Milik Karang Taruna yang memiliki modal Kerja/modal usaha sekurang‑kurangnya Pp. 10.000.000,00 (Sepuluh Juta Rupiah).

CATATAN :

1.      Dalam kondisi tidak normal/force maejeure/darurat yang menyebabkan penyelenggaraan organisasi tidak dapat dilaksanakan sebagaimana mestimya maka penyelenggaraan (pengelolaan) Keuangan Organisasi dilaksanakan oleh Tim Keuangan yang ditunjuk oleh Pengurus Karang Taruna yang memiliki kewenangan menjalankan roda organisasi saat itu;

2.      Apabila Organisasi Karang Taruna dibubarkan, maka tim 11 (sebelas) yang memiliki kewenangan untuk mengurus dan mengatur pembubarannya juga memiliki kewenangan untuk mengatur penyerahan Keuangan Organisasi kepada, Lembaga Sosial tertentu yang disepakati;