SISTEM MANAJEMEN INFORMASI KARANG TARUNA

Sistem Manajemen Informasi adalah segala aturan yang mengatur tata cara Pengumpulan, pengolahan dan publikasi data dan informasi sebagai bagian dari manajemen kesekretariatan untuk mendukung proses perencanaan, sosialisasi, promosi organisasi dan agenda konsolidasi organisasi yang lebih solid.

MANAJEMEN DATA KARANG TARUNA

Manajemen Data Karang Taruna meliputi kegiatan‑kegiatan :

ü  Pengumpulan Data, yakni segala Kegiatan yang terkait dengan pencarian dan pengumpulan dari sumber‑sumber data yang sesuai dengan sasaran pendataan, dengan kegiatan yang meliputi :

1.    Perencanaan dan Kategorisasi;

2.    Pembuatan Angket atau Questionare;

3.    Penyebaran Angket;

4.    Pengumpulan Data (Data Colecting);

ü  Pemasukan Data, yakni segala kegiatan yang menyangkut pemasukan data (data entry) pada sistem/template yang telah disiapkan;

ü  Pengolahan Data, yakni segala kegiatan yang terkait dengan pengolahan data dan informasi untuk menjadi bahan yang digunakan bagi kebutuhan organisasi;

ü  Penggunaan Data, yakni segala kegiatan yang terkait dengan pemanfaatan data bagi kepentingan pengembangan organisasi dan program‑programnya;

Mekanisme Pengolahan Data Karang Taruna diselenggarakan berdasarkan prinsip bottom up, yakni data berasal dari Pengurus Karang Taruna mulai tingkat Kelurahan yang dikumpulkan secara berjenjang ke tingkat Kecamatan sampai Kota. 

RUANG LINGKUP DATA KARANG TARUNA

Pengolahan dan Pengelolaan Data yang dilakukan Karang Taruna meliputi data‑data sebagai berikut:

1.      Data Keanggotaan yang meliputi : Anggota Pasif dan Anggota Aktif;

2.      Data Organisasi dan Kelembagaan yang meliputi : Kepengurusan dan Program Kerja;

3.      Data Sosial yang meliputi: Potensi Sumber Kesejahteraan Sosial (PSKS), Permasalahan Kesejahteraari Sosial, dan Penyandang Permasalahan Kesejahteraan Sosial (PMKS) di masing‑masing wilayah di berbagai tingkatan;

4.      Data Ekonomi yang meliputi: Potensi Ekonomi dan Sumber Daya Alam serta Permasalahan Ekonomi dimasing‑masing wilayah di berbagai tingkatan.

TEKNOLOGI DAN MEDIA INFORMASI

Teknologi Informasi Karang Taruna

Dalam mengelola data dan informasi, Karang Taruna menggunakan teknologi sebagai berikut:

ü  Teknologi Konvensional yang terdiri dari :

1.      Korespondensi dalam kegiatan surat menyurat untuk kepentingan memberikan dan menerima informasi dari kalangan internal maupun eksternal Karang Taruna;

2.      Komunikasi melalui pesawat telepon, fax, radiogram, telex, dan mobilephone untuk memberikan dan menerima informasi;

ü  Teknologi Komputerisasi, yang terdiri dari:

1.      Surat Elektronik atau E‑mail, sebagai cara memberikan dan menerima informasi melalui Komputer;

2.      Situs Website / Blog Organisasi, yang merupakan teknologi memperkenalkan dan menginformasikan organisasi kepada kalangan sendiri, masyarakat dan pihak lain.

Media Informasi Karang Taruna

Dalam Sistem Manajemen Informasi Karang Taruna, Pengemasan informasi yang menjadi konsumsi kalangan sendiri, Pemerintah, dan masyarakat dapat dilakukan dalam media‑media sebagai berikut:

ü  Media Cetak, yang dapat dibuat oleh Pengurus Karang Taruna di berbagai tingkatan dalam format majalah, tabloid, maupun koran;

ü  Media Elektronik, yang dapat dilakukan oleh Pengurus Karang Taruna di berbagai tingkatan dalam bentuk:

1.    Peliputan/reportase di radio dan televisi;

2.    Realease di radio dan televisi;

3.    In House TV;

4.    Paket Program di media elektronik tertentu;

ü  Media Luar Ruang, yang dapat dilakukan oleh Pengurus Karang Taruna di berbagai tingkatan dalam bentuk:

1.    Pemasangan Spanduk, Umbul‑umbul, baliho, bilboard, dan sejenisnya;

2.    Penyebaran pamflet, leatflet, brosur, dan sejenisnya;

ü  Media Sosial, yang dapat dilakukan oleh Pengurus Karang Taruna di berbagai tingkatan dalam bentuk:

1.    Facebook, Twitter, Instagram, Youtube dan Blogger.

2.    Grup BBM & Group WA.

ü  Buku. yang dapat dibuat oleh Pengurus Karang Taruna di berbagai tingkatan dalam bentuk seperti:

1.    Buku Profil Organisasi;

2.    Buku‑buku Peraturan Organisasi;

3.    Buku Modul untuk Pelatihan Organisasi;

4.    Buku‑buku Biografl dan Sejarah yang terkait dengan Organisasi;

5.    Buku‑buku lain yang terkait dengan informasi tentang Organisasi kepada kalangan sendiri, Pemerintah, dan Masyarakat;

ü  Forum Pertemuan, adalah media informasi yang dapat diselenggarakan Pengurus Karang Taruna di berbagai tingkatan sesuai dengan ketentuan dalam PD/PRT KT.

PERPUSTAKAAN ORGANISASI

 ü Perpustakaan yang ideal bagi Karang Taruna adalah meliputi buku-buku yang diperlukan bagi Pengurus dan anggotanya. Oleh karena itu minimal yang harus dimiliki mencakup buku-buku yang diperlukan dalam kelengkapan kurikulum pelatihan Karang Taruna, yang meliputi antara lain :

1.         Wawasan PMKS/PSKS;

2.         Wawasan Pembangunan Nasional;

3.         Wawasan Ideologi Nusantara dan Ketahanan Nasional;

4.         Wawasan Kepemimpinan dan Manajemen;

5.         Wawasan Ekonomi, Bisnis dan Kewirausahaan;

6.         Wawasan Sosial Budaya;

7.         Dan sebagainya.

ü Khusus untuk Karang Taruna Kelurahan, Perpustakaan yang ideal minimal memiliki buku-buku wajib yang diperlukan dalam kelengkapan Administrasi Karang Taruna, yang meliputi antara lain :

1.         Buku Tamu

2.         Buku Induk (Pengurus & Anggota)

3.         Buku Agenda Kegiatan / Program Kerja

4.         Buku Notulen

5.         Buku Daftar Hadir

6.         Buku PMKS (Biasanya dalam Bentuk Tabel Dan Diagram)

7.         Buku UEP/Kube/Kelompok Usaha Bersama (Kube unggulan, Kube Rintisan, Kube Rekanan)

8.         Buku Inventaris

9.         Buku Agenda Surat Menyurat

10.    Buku Kas / Keuangan (Kas Kecil & Kas Umum)

ü Dalam upaya menerbitkan dan mengembangkan perpustakaan organisasi, maka perlu diatur dalam Administrasi Perpustakaan dan diserahkan pengelolanya kepada pengurus yang bertanggung jawab dan memahami seluk beluk perpustakaan.

UNIT PELAKSANA TEKNIS

1.      Sistem Manajemen Informasi Karang Taruna diselenggarakan oleh Unit Teknis yang khusus dibentuk untuk itu yang disebut Pusat Data dan Informasi Karang Taruna (Pusdatin KT);

2.      Pusdatin KT wajib dibentuk dikepengurusan Karang Taruna di tingkat Kota;

3.      Untuk Tingkat Kelurahan dan tingkat Kecamatan pelaksana manajemen informasi adalah sekretariat/kantor masing‑masing pengurus Karang Taruna yang ada dibawah koordinasi Sekretariat atau Pejabat Sekretariat yang ditunjuk untuk itu;

4.      Pusdatin KT harus dikelola oleh personil yang memiliki kompetensi/pendidikan dibidang teknologi informasi atau sekurang‑kurangnya pernah mengikuti pelatihan dibidang teknologi informasi;

5.      Mekanisme Kerja Pusdatin KT pada prinsipnya mengikuti mekanisme Kerja organisasi.