SISTEM MANAJEMEN KESEKRETARIATAN KARANG TARUNA

Kesekretariatan adalah segala sesuatu yang terkait dengan sekretariat (kantor) organisasi atau kegiatan tertentu sebagai pusat penggeraknya dengan sistem tersendiri. Sistem Manajemen Kesekretariatan merupakan tatanan penyelenggaraan dan pengelolaan administrasi dalam bidang kesekretariatan secara keseluruhan dan terpadu.

Kesekretariatan Karang Taruna penyelenggaraannya meliputi kegiatan‑kegiatan :

ü  Ketatausahaan, yakni segala sesuatu yang menyangkut penyelenggaraan prosedur administrasi sekretariat yang meliputi kegiatan:

1.    Pembuatan dan Pembukuan Surat Keluar;

2.    Penerimaan dan Pembukuan Surat Masuk;

3.    Penyelenggaraan kearsipan dan dokumentasi;

4.    Pencetakan kertas dan konsep‑konsep program dan kebijakan.

ü  Korespondensi, yakni segala sesuatu yang menyangkut penyelenggaraan komunikasi tertulis yang dilakukan oleh organisasi dengan pihak luar yang meliputi :

1.    Pengiriman surat dengan bukti ekspedisi tercatat yang dilakukan dengan berbagai media baik langsung, pos, fax maupun email;

2.    Otorisasi dan pengesahan surat oleh pejabat organisasi;

3.    Prosesi tanggapan/respon terhadap surat yang diterima baik langsung maupun melalui pos. fax, dan email.

ü  Penataan Sekretariat yang meliputi kegiatan:

1.    Pendataan (Inventarisasi) dan penomoran barang‑barang kantor;

2.    Penataletakan barang‑barang sekretariat sesuai dengan kebutuhan dan kapasitas tempatnya;

3.    Pemeliharaan dan perawatan sekretariat dalam hal kebersihan, kerapian dan pemanfaatan alat‑alat Kerja dan fasilitas lainnya.

STANDARISASI KESEKRETARIATAN KARANG TARUNA 

Untuk mendukung penyelenggaraan manajemen Kesekretariatan, Karang Taruna memiliki kelengkapan Administrasi yang meliputi :

1.      Kop Surat, yang secara nasional diberlakukan standar dengan ketentuan sebagaimana terlampir;

2.      Stempel Organisasi, yang secara Nasional diberlakukan standar dengan ketentuan sebagaimana terlampir;

3.      Amplop Surat dan Map, yang ketentuan penamaan dan logonya sama dengan Kop Surat;

Kelengkapan Administrasi lainnya diatur dalam kebijakan tersendiri oleh masing-masing pengurus Karang Taruna; Kelengkapan Administrasi (Manajemen Kesekretariatan) juga dapat dibuat untuk kepentingan kepanitiaan dan/atau Unit Teknis tertentu sebagaimana ketentuan terlampir;

STEMPEL 

Untuk stempel organisasi terdiri dari 2 (dua) bagian yakni:

1.      Stempel Ukuran besar dengan garis tengah 4 cm yang dipergunakan untuk surat-menyurat;

2.      Stempel ukuran kecil dengan garis tengah 2 cm yang dipergunakan untuk kartu anggota, Kartu Pengurus, Kartu Iuran, Tanda Kepanitiaan dan kepesertaan kegiatan tertentu, dan lembaran resmi organisasi lainnya yang berukuran kecil.

Yang dapat menggunakan stempel/cap organisasi adalah pengurus Karang Taruna disemua tingkatan yang diberi wewenang dan hanya untuk kepentingan organisasi.

Contoh Stempel/Cap Karang Taruna dapat dilihat DISINI

SURAT MENYURAT 

Dalam penyelenggaraan kegiatan surat‑menyurat, Karang Taruna melakukan standarisasi dalam hal:

ü Penomoran surat, yang diatur dengan spesifikasi sebagai berikut:

1.    Untuk surat lingkup internal urutannya adalah Nomor.Periode Kepengurusan/Jenis Surat/Kode Wilayah/KT/I/Bulan/Tahun;

2.    Untuk surat lingkup eksternal urutannya adalah Nomor.Periode Kepengurusan/Jenis Surat/Kode Wilayah/KT/E/Bulan/Tahun;

3.    Penomoran surat menganut prinsip menurut deret hitung berdasarkan jenis suratnya dan berlaku untuk jangka 1 (satu) tahun;

4.    Untuk contoh Penomoran surat dapat dilihat DISINI

ü Pembuatan Surat dalam Administrasi Karang Taruna, harus memuat prinsip‑prinsip berikut:

1.    Menentukan tujuan dan maksud daripada penulisan surat;

2.    Menetapkan gagasan‑gagasan yang menjadi isi dari surat itu dengan urutan‑urutan yang baik,

3.    Menggunakan tata bahasa yang baik;

4.    Singkat dan jelas tanpa mengurangi kepatutan dan kelengkapan.

MAKSUD DAN TUJUAN SURAT

Maksud surat memuat : pemberitahuan, pernyataan, permintaan dan lain‑lain;

1.      Tujuan Umum surat adalah untuk menyampaikan suatu maksud dalam bentuk tulisan agar tindakan yang dikehendaki dapat tercapai dengan cepat dan tepat;

2.      Tujuan Khusus terdiri dari : memberitahukan, menyatakan kehendak, menyampaikan perintah, instruksi‑instruksi dan menyusun keputusan-keputusan.

JENIS‑JENIS SURAT 

Dalam Sistem Manajemen Kesekretariatan Karang Taruna jenis‑jenis surat terbagi menjadi :

1.      Surat Biasa dengan inisal kode B, yakni kelompok jenis surat yang secara umum berisi berita secara tertulis, pemberitahuan, pernyataan, permintaan/ permohonan, undangan acara/kegiatan dan pengantar kepada pengurus/anggota Karang Taruna atau pihak lain;

2.      Surat Keputusan dengan inisial kode K. yakni kelompok jenis surat yang bersifat mengatur yang memuat suatu kebijakasanaan pokok, sifatnya umum berlaku, harus ditaati oleh/bagi seluruh/sebagian anggota/pengurus Karang Taruna. SK dibuat oleh Pengurus Karang Taruna berdasarkan hasil Rapat Pengurus Harian/Rapat Pengurus Pleno dalam rangka mengambil langkah kebijaksanaan organisasi;

3.      Surat Tugas/Mandat/Perintah dengan inisial Kode T, yakni kelompok jenis surat yang bersifat penugasan, instruksi, dan pemberian kewenangan/mandat dari pengurus yang mempunyai hak dan wewenang atas sesuatu kepada anggota/pengurus Karang Taruna guna bertindak untuk dan atas namanya dan organisasi;

4.      Surat Rekomendasi dengan insial kode R, yakni kelompok jenis surat yang bersifat khusus hanya dikeluarkan untuk memberikan rekomendasi, dukungan, usulan, dan dorongan kepada kepada anggota/pengurus Karang Taruna atau pihak lain yang terkait untuk kepentingan pengembangan kader/aktivis dan organisasi dalam berbagai sektor.

Untuk surat biasa dalam bentuk surat undangan atau pemanggilan peserta suatu acara / rapat / kegiatan dapat juga diselenggarakan dalam bentuk/mekanisme : teknologi / radiogram / Telex / Faksimili / E‑Mail / Pesan Singkat dengan kondisi bahwa surat atau kabar dimaksud yang dibuat untuk menyampaikan berita yang segera membutuhkan penyelesaian dan disampaikan kepada atau diterima dari pihak lain dengan segera;

SURAT KELUAR

Surat Keluar terdiri dari 2 (dua) macam :

1.      Surat Keluar Internal Organisasi, adalah surat organisasi yang dikirimkan atau disampaikan kepada Pengurus Karang Taruna atau kepada anggota karang Taruna. Surat Keluar Internal Organisasi ditanda‑tangani oleh Ketua dan Sekretaris ditingkat Kota dan seterusnya dan atau pengurus yang diberi kewenangan untuk itu sesuai dengan bidang tugasnya masing‑masing;

2.      Surat Keluar Eksternal Organisasi adalah semua surat organisasi yang dikirim atau disampaikan kepada instansi/lembaga Pemerintah, organisasi kemasyarakatan dan lainnya. Jenis surat ini ditanda‑tangani oleh Ketua dan Sekretaris ditingkat Kota dan seterusnya;

Apabila salah satu diantara Ketua dan Sekretaris berhalangan menandatangani surat keluar organisasi maka dapat salah satunya digantikan oleh unsur Wakil Ketua dan/atau unsur Wakil Sekretaris;

Penandatanganan dan stempel organisasi dalam surat keluar harus asli dan tidak boleh menggunakan photo copy terutama surat keluar eksternal organisasi.

SURAT MASUK 

1.      Yang dimaksud dengan Surat Masuk adalah semua Surat/tulisan atau berita yang diterima oleh organisasi dari pihak lain maupun internal organisasi Karang Taruna atau Anggota Karang Taruna;

2.      Peneriman Surat‑surat masuk dipusatkan pengurusannya di sekretariat organisasi Karang Taruna;

3.      Semua Surat/tulisan atau berita yang masuk harus dicatat sesuai dengan sifat surat tersebut Kedalam Buku Agenda Surat Masuk;

4.      Lembaran Disposisi dipergunakan oleh Ketua atau Sekretaris kepada Pengurus yang diberi kewenangan untuk mengambil tindakan terhadap keterangan dan untuk penyelesaian suatu masalah sesuai dengan isi surat masuk tersebut.

SEKRETARIAT KARANG TARUNA

Sekretariat Karang Taruna adalah bagian penting yang mendukung kelancaran pekerjaan pekerjaan ketata‑usahaan/administrasi organisasi Karang Taruna yang meliputi segala tugas-tugas koordinasi dalam penyampaian kebijaksanaan organisasi melalui saluran administrasi yang dibakukan termasuk tugas jasa‑jasa yang meliputi penyampaian informasi, reproduksi, pencetakan, distibusi surat dan lain‑lain.

FUNGSI SEKRETARIAT KARANG TARUNA

1.      Sekretariat Karang Taruna dalam menjalankan fungsinya wajib menjamin dan bertanggungjawab atas keberhasilan misi organisasi Karang Taruna melalui saluran administrasi dan oleh karenanya wajib bertanggungjawab atas segala keberhasilan organisasi sesuai dengan ketentuan berlaku;

2.      Fungsi Sekretariat Karang Taruna berada dibawah kendali Sekretaris Karang Taruna atau Wakil Sekretaris yang ditunjuk untuk itu, adapun proyeksi tugas-tugas Sekretariat Karang Taruna meliputi :

ü  Pengorganisasian yang dilaksanakan oleh Sekretariat merupakan fungsi koordinasi dalam penyampaian kebijakan yang akan diteruskan kesemua lini sesuai dengan keinginan organisasi melalui saluran administrasi;

ü  Membantu kelancaran kegiatan organisasi secara keseluruhan. Keputusan kebijaksanaan yang telah diambil oleh organisasi disebarkan dengan cepat dan tepat oleh sekretariat sebagai saluran informasi;

ü  Distribusi surat dari organisasi keseluruh jajaran dan pihak lain yang terkait dengan maksud surat dan program.

SISTEM PELAPORAN

Untuk memberikan informasi yang diperlukan pengurus organisasi, sekretariat harus pula menyusun laporan organisasi, meneliti dan mengolah data, baik yang bersumber dari lingkungan internal maupun eksternal organisasi dengan sepengetahuan Sekretaris dan selanjutnya hasil‑hasil itu disusun dalam berbagai bentuk laporan, yang dapat dipergunakan sebagai bahan informasi.

JENIS‑JENIS LAPORAN

Laporan adalah suatu pertanggungjawaban dari seorang pengurus / anggota Karang Taruna sebagai hasil pengolahan/penilaian data/catatan/kejadian/ kegiatan yang sehubungan dengan fungsi dan tugasnya dan/atau sesuai dengan tugas yang diberikan. Karena itu laporan terdiri dari:

§  Laporan Berkala/Rutin, yang meliputi:

1.    Laporan Tahunan, adalah laporan yang dibuat 1 (satu) tahun sekali oleh pengurus Karang Taruna diberbagai tingkatan yang berisi pelaksanaan kebijakan dan program kerja selama setahun perjalanan kepengurusan, yang sangat penting menjadi dokumen organisasi dan menjadi bahan bagi penyusunan laporan Pertanggung jawaban (LPJ);

2.    Laporan Tiga Bulanan, adalah laporan yang dibuat 3 (tiga) bulan sekali oleh pengurus Karang Taruna diberbagai tinggkatan yang berisi pelaksanaan kebijakan dan program kerja selama 3 (tiga) bulan perjalanan Kepengurusan yang sangat penting menjadi dokumen organisasi dan menjadi bahan bagi penyusunan laporan Tahunan;

3.    Laporan Bulanan, adalah laporan yang dibuat 1 (satu) bulan sekali oleh pengurus Karang Taruna diberbagai tinggkatan yang berisi pelaksanaan operasionalisasi kebijakan dan program kerja rutin selama sebulan, yang penting menjadi dokumen organisasi dan menjadi bahan bagi penyusunan laporan Triwulanan;

4.    Laporan Mingguan adalah laporan yang dibuat format tetap berupa progress/kemajuan bagi perkembangan suatu kebijakan atau kegiatan yang dijalankan organisasi;

5.    Laporan harian adalah laporan yang dibuat dalam format buku sebagai alat untuk melakukan kontrol terhadap kinerja harian Pengurus Karang Taruna;

§  Laporan Khusus, yang meliputi:

1.    Laporan Kepanitiaan, adalah laporan yang dibuat oleh panitia sebuah acara/kegiatan yang dibentuk oleh Pengurus Karang Taruna yang bersangkutan yang menjadi bahan penting bagi penyusunan laporan berkala/rutin dan LPJ organisasi;

2.    Laporan Unit Teknis, adalah laporan yang dibuat oleh Unit Teknis yang dibentuk oleh Pengurus Karang Taruna yang bersangkutan yang disampaikan secara berkala/rutin, yang menjadi bahan penting bagi penyusunan laporan berkala/rutin dan LPJ organisasi;

3.    Laporan Penugasan, adalah laporan yang dibuat oleh seseorang atau sebuah tim yang diberi Tugas/Mandat/Perintah untuk melaksanakan sesuatu atas nama organisasi untuk menadi bahan masukan dan dokumen penting bagi organisasi. Format laporan dibuat standar sebagaimana PO ini;

4.    Laporan Pertanggungjawaban (LPJ), adalah laporan yang disusun secara komprehensif yang mencakup seluruh pelaksanaan kebijakan dan program Kerja organisasi selama 1 (satu) periode Kepengurusan yang harus disampaikan dalam Forum TKKT/MWKT.

SISTEMATIKA PENYUSUNAN LAPORAN

Secara umum penyusunan laporan harus memuat sekurang‑kurangnya sistematika di bawah ini, yakni:

A. Pendahuluan

1.    Latar Belakang;

2.    Dasar;

3.    Maksud dan Tujuan;

B. Rencana Kerja:

1.    Program/Kegiatan;

2.    Personalia;

3.    Keuangan;

C. Realisasi Rencana Kerja

1.      Program/Kegiatan;

2.      Personalia;

3.      Keuangan;

4.      Hambatan dan Upaya Mengatasinya

§  Hambatan‑hambatan;

§  Upaya‑upaya Mengatasi Hambatan;

§  Lain‑lain;

D. Penutup

1.      Kesimpulan;

2.      Saran dan Rekomendasi;

E. Lampiran‑lampiran.